Studii de caz

DHL este liderul pietei mondiale de curierat expres international, terestru si aerian. De asemenea, este numarul 1 mondial in transport cargo naval si logistica contractuala. DHL ofera o gama completa de solutii personalizate - de la expedieri expres de documente pana la managementul lanturilor de distributie.

Prezentarea situatiei
Docentris a pornit de la o cerere punctuala pentru un echipament care sa realizeze scanarea si copierea mai rapid decat cele existente in dotarea DHL.

Specialistii Docentris au dorit sa intelega mai bine intreg procesul in care sunt utilizate echipamentele, de aceea s-a inceput cu faza de auditare.

Dupa prelucrarea rezultatelor auditului, solutia propusa de Docentris a realizat nu numai o reducere de timp, ci si o reducere a costurilor aferente. Astfel a fost implementata solutia software Windream care asigura eficientizarea fluxului de documente si au fost recomandate echipamente Toshiba.

Instrument recomandat: Toshiba e-Studio

Echipamentele Toshiba e-Studio din generatia e-Bridge sunt sisteme digitale multifunctionale proiectate pentru a raspunde nevoii crescute de productivitate si document management si care integreaza functii avansate de tiparire, copiere, scanare, e-mail, fax.

Utilizarea acestei solutii de catre angajatii DHL a dus la o mai buna gestionare a documentelor care insotesc coletele, la optimizarea timpului de procesare a acestora dar si la o reducere a costurilor aferente. Solutia "one step" reduce nu numai timpul de procesare dar si posibilitatea aparitiei erorilor.

Gama Toshiba e-Studio raspunde tuturor standardelor de calitate si eficienta, oferind o productivitate ridicata dar si o atenta monitorizare a costurilor.

Astfel, printr-o simpla apasare de buton se initiaza un circuit de workflow al unui document digital care va cuprinde:

• scanarea documentului si transformarea sa in format digital;
• difuzarea documentului catre cei interesati prin transmiterea catre mai multe adrese de e-mail;
• salvarea documentului intr-o arhiva electronica din retea a companiei pentru o pastrare sau folosire ulterioara;
• salvarea documentului digital pe hard disk-ul copiatorului partajat in retea de unde poate fi accesat de catre toti utilizatorii respectivei retele;
• transmiterea documentului catre un sistem de document management pentru o gestionare avansata a unui document important pentru companie.

Kyocera a redus cu 30% costurile de tiparire la Grupul de Bere Efes Turcia

Provocari

Grupul de Bere Efes este lider pe piata de producere a berii in Turcia si are o cota de piata de 86%. In companie se utilizau imprimante pentru majoritatea proceselor de tiparire. Fiecare utilizator avea o imprimanta personala pe birou, multe dintre echipamente nefiind legate in retea.
Compania avea contracte cu 3 furnizori diferiti pentru serviciile de procesare de documente si serviciile de mentenanta. Managerii fiecarui departament comandau consumabilele de fiecare data cand acestea se epuizau.
Aceasta situatie aducea companiei cheltuieli aditionale , dar si compromiterea eficientei muncii  managerilor.

Solutia

• Instalarea de imprimate laser Kyocera  color si alb-negru de retea in birourile managerilor Grupului de Bere Efes
• Pentru utilizarea zilnica s-au instalat Kyocera TaskAlfa 420i si TaskAlfa 250ci
• Un multifunctional A3 Kyocera TaskAlfa 420i a fost pozitionat in zona centrala pentru a raspunde nevoilor a mai multor departamente, fiecare departament avand o tava personalizata pentru a nu exista confuzii asupra documentelor tiparite

Rezultate
Costurile de tiparire de la Grupul de Bere Efes au scazut cu 38%
Procesele de tiparire au fost monitorizate si evaluate la nivel departamental eficientizandu-se modul de previziune a costurilor
Fiecare imprimanta departamentala a fost configurata in retea si a fost personalizata conform nevoilor  fiecarui  departament si se poate optimiza de fiecare data cand schimbarile o cer

Fiabilitatea, sistemul usor de integrat si TCO-ul mic al echipamentelor kyocera, dar si serviciile profesionale oferite sunt motivele pentru care am ales Kyocera. Un alt motiv a fost durata de viata a componentelor, singurul consumabil care trebuie schimbat fiind tonerul. Am beneficiat de un program de instalare structurat si un training pentru utilizatori care au devenit familiari cu noile echipamente intr-un timp foarte scurt, a declarat Directorul IT al Grupului de Bere Efes.

Despre Docentris
Compania DOCENTRIS este specializata in vanzarea solutiilor complete de management şi procesare de documente. Docentris distribuie echipamentele Kyocera si ofera o gama completa de servicii after-sales: service onsite, instruire si consumabile.
Solutiile oferite de Docentris acopera intregul lant al procesarii documentelor dintr-o companie: printare, copiere, scanare, arhivare electronica şi managementul documentelor.
„Centrat pe document”, promisiunea companiei Docentris, reflecta in totalitate misiunea acesteia de a contribui la succesul clientilor sai, prin oferirea de solutii complexe de procesare şi management al documentelor.

Despre Kyocera
Kyocera Group este o companie specializata in domeniul echipamentelor de birou, respectiv multifunctionale, copiatoare, imprimante si faxuri. Gama de produse se adreseaza atat intreprinderilor cu flux de documente mic si mediu, cat si mediu si mare, Kyocera oferind solutii eficiente in ambele cazuri. Avand peste 57,000 de angajati in toata lumea, Kyocera a aratat un interes deosebit in ceea ce priveste aspectele legate de protectia mediului. Spre exemplu, imprimantele de tip Ecosys (Economy, Ecology and Systems) au eliminat cartusele care se inlocuiesc, pentru a reduce deseurile industriale.